Sekce uživatelé slouží k nastavení oprávnění, zadání mzdových údajů a správě uživatelských účtů. Tedy i k přidání nových uživatelů.
V části informace lze upravovat základní údaje o uživateli. Majitel licence (správce) zde nastavuje oprávnění ostatním uživatelům a může určit další správce se stejnými právy.
Oprávnění jsou rozdělena do tří oblastí:
Údaje v této části slouží jako vstup pro výpočty v sekci moje firma a pro vyhodnocení ziskovosti klientů.
Zadaná hodnota se používá k výpočtu ziskovosti klienta na základě odpracovaných hodin. Ideální je zadat celkové měsíční mzdové náklady zaměstnavatele. Ty lze doplnit o další přímé náklady (licence, telefon, služební auto…). Alternativně je možné tyto náklady evidovat v sekci moje firma, záložka firma.
Uvádí se počet hodin podle pracovní smlouvy. Údaj se propisuje do záložky kapacity, ale nevyužívá se pro výpočet ziskovosti klienta.
Slouží k vyjádření času, který uživatel reálně tráví prací pro klienty. Proto by měl být ponížený o hodiny, které účetní odhadem stráví vzděláváním (v pracovní době), interními úkoly atd. Tedy časem, který nejde konkrétně přidělit (a vyfakturovat) jednotlivým klientům.
Tyto hodiny, které nejde přidělit konkrétním klientům, je dobré evidovat ve vlastní firmě kvůli přehledu skutečně odpracovaných hodin uživatele.
Hodinová mzda se počítá z požadovaných fakturačních hodin, nikoli z pracovního úvazku. Důvodem je, že uživatel vytváří hodnotu pouze prací pro klienty, nikoli interními úkoly.
Průměrné hodiny se počítají pouze z již uplynulých měsíců. To znamená, že pokud je aktuální měsíc září, do výpočtu se zahrnují měsíce leden-srpen. Září se nezapočítává, protože ještě není ukončené a data ještě nejsou kompletní (zkreslovaly by výsledek).
Stejně jako u průměrně odpracovaných hodin za měsíc se počítají pouze z již uplynulých měsíců.
Roční přehled zobrazuje zadané náklady na uživatele (zaměstnance), požadované fakturační hodiny a skutečné odpracované hodiny za jednotlivé měsíce. Pro budoucí měsíce se počítá s odhadem ze zadaných údajů v horní tabulce. Údaje pro konkrétní měsíce lze upravit v měsíčním přehledu.
Zde jde upravit hodinová sazba, hodiny pracovního úvazku a požadované fakturační hodiny i za již uplynulé měsíce.
Tabulka zobrazuje klienty, pro které má uživatel v daném měsíci naplánovanou práci u úkolu v TO-DO, a také klienty, u kterých uživatel pracoval bez plánovaného úkolu (např. výpomoc kolegovi, konzultace). Pokud uživatel odpracoval více hodin, než kolik bylo naplánováno (zadáno v odhadu), řádek se zvýrazní červeně. Pokud je v TO-DO zadán úkol bez přiřazeného klienta, zobrazí se v tabulce na prvním řádku s označením „bez klienta“.
TO-DO u uživatele obsahuje jen úkoly, které se daného uživatele týkají. Navíc si uživatel v nastavení může zvolit, jestli chce zobrazit jen ty úkoly, které zpracovává, nebo i ty, kde je hlavní účetní. Všechny ostatní funkce jsou stejné jako u hlavního TO-DO.
Evidence uživatelů spojuje základní informace, oprávnění, pracovní úvazek, mzdové náklady, požadované fakturační hodiny a skutečně odpracovaný čas.
Ano. U uživatele lze nastavit přístup k vybraným částem systému a určit, jaké informace může prohlížet nebo upravovat.
Mzdu lze uložit do finančních údajů uživatele. Pro jednotlivé měsíce je možné pracovat s konkrétní výší mzdy a dalšími náklady.
Pracovní úvazek vyjadřuje očekávaný rozsah práce uživatele. Pomáhá porovnat jeho kapacitu s požadovanými a skutečně odpracovanými hodinami.
Jde o počet hodin, které by měl uživatel za dané období odpracovat na fakturovatelných klientských činnostech.
Hodinová sazba vychází z evidovaných nákladů a pracovních parametrů uživatele. Slouží například k přesnějšímu výpočtu nákladů na klienta.
Tento údaj vyjadřuje průměrnou měsíční pracovní aktivitu uživatele podle zaznamenaných pracovních výkazů.
Denní průměr ukazuje, kolik času uživatel v průměru zaznamenal za jeden den. Pomáhá sledovat vytížení a využití pracovní kapacity.
Roční přehled porovnává mzdu, požadované hodiny a skutečně odpracovaný čas v jednotlivých měsících. Nabízí rychlý pohled na vývoj pracovního vytížení.
Měsíční přehled zobrazuje hodinovou sazbu, úvazek, požadované hodiny, odhad práce, skutečně odpracovaný čas a náklady za daný měsíc.
Ano. Přehled skutečně odpracovaného času může ukázat rozdělení práce podle klientů a porovnat odpracovanou dobu s původním odhadem.
Pomáhá porovnávat kapacitu, náklady, požadovaný výkon a skutečnou práci jednotlivých členů týmu. Díky tomu lze lépe rozdělovat úkoly a vyhodnocovat vytížení.
Praktické informace pro účetní kanceláře, které chtějí mít práci lépe zorganizovanou.
Většina podnikatelů se dříve nebo později dostane do situace, kdy některý ze zaměstnanců onemocní, odejde na dovolenou nebo firmu opustíúplně. Dokud se to nestane, bývá zastupitelnost něco, čím si nikdo příliš neláme hlavu. Ale ve chvíli, kdy má práci převzít někdo jiný, se ukáže, kolik důležitých informací bylo uložených pouze vhlavě toho jednoho člověka.
Jak vlastně vypadá běžný pracovní den účetní, která používá EPL Brain?
Popravdě? Není zas tak jiný od dne kterékoliv jiné účetní. Pořád je potřeba zaúčtovat spoustu dokladů, zpracovávat DPH a řešit telefonáty od klientů. A občas hasit něco, co se objeví úplně nečekaně. Rozdíl je spíš v organizaci práce a v pracovních návycích, které člověk při používání EPLu postupně získá.
Kancelář v ložnici, všude po stole barevné lepíky, na ploše počítače excelovská tabulka, která odkazovala na další excelovskou tabulku, a ta zase na jinou. Pro dvě účetní a pár klientů to bylo všechno, co jsme do začátku potřebovaly.
Vytvořte si účet zdarma a mějte ihned přehledné účetnictví.
Poskytovatel aplikace EPL Brain: Positive access s. r. o., sídlem Janského 2233/57, 155 00, Praha 5 - Stodůlky, IČ: 090 466 31
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329756
