Klasická nástěnka na zdi kanceláře má v některých případech určitě stále svoje opodstatnění. Ale v dnešním světě je zvykem mít vše online a kdykoliv po ruce.
Nástěnka se hodí jak pro účetní firmy, tak pro samostatné účetní. V účetních kancelářích umožňuje sdílení interních informací, postupů, odkazů a aktuálních sdělení mezi více uživateli. Samostatným účetním poskytuje přehledné místo pro organizaci vlastních poznámek, odkazů a pracovních postupů. Díky možnosti pojmenování sloupečků lze nástěnku používat jako strukturované úložiště klasických barevných „lepíků“.
Informace na nástěnce jsou roztříděné ve sloupcích. Ty mohou představovat témata, projekty, klienty, interní procesy nebo třeba legislativní oblasti. Díky tomu lze informace třídit podle potřeby a udržet přehled nad různými typy záznamů. Jednotlivé záznamy je možné posouvat v rámci jednoho sloupce, ale i mezi sloupci.
U každého příspěvku je uvedeno, kdo a kdy ho vytvořil. Tím je možné odlišit aktuální záznamy od historických a sledovat vývoj informací v čase. Příspěvky lze barevně označit podle důležitosti, tématu nebo uživatele, který záznam zadal. Barevné rozlišení pomáhá rychle identifikovat urgentní sdělení (např. růžová), méně důležité informace (např. zelená) nebo specifické tematické okruhy.
Ukládání opakovaně používaných odkazů. Nástěnka může sloužit jako centrální místo pro odkazy na často používané weby, formuláře, databáze nebo interní dokumenty. Tím se zrychluje práce a snižuje se potřeba hledání externích zdrojů.
Legislativní změny a aktuality. Nástěnka je také ideální místo pro ukládání odkazů na legislativní změny, metodické pokyny nebo důležité novinky z oblasti účetnictví a daní. Barevné označení příspěvků umožňuje odlišit urgentní změny od dlouhodobých informací.
Interní komunikace. Na nástěnce se můžou ukládat krátké interní zprávy, upozornění nebo sdělení, která se týkají celého týmu. Díky uvedení autora a času vytvoření je možné sledovat, kdy byla informace zveřejněna a zda je stále aktuální. Barevné odlišení pomáhá rychle identifikovat urgentní sdělení.
Onboarding nových členů týmu. Nástěnka může skvěle fungovat jako podpora při zaškolování nových účetních. Lze zde uchovávat odkazy na důležité materiály, interní pravidla, přehled používaných systémů nebo seznam nejčastějších dotazů. Nový uživatel tak získá rychlý přístup k informacím, které potřebuje v prvních týdnech práce.
Nástěnka je společné místo pro interní informace, poznámky, pracovní postupy a odkazy. Pomáhá mít důležité informace přehledně uspořádané a dostupné online.
Ano. Samostatná účetní si na ní může organizovat vlastní poznámky, užitečné odkazy a pracovní postupy. Pojmenované sloupce pomáhají oddělit jednotlivá témata.
Příspěvky se ukládají do pojmenovaných sloupců. Sloupce mohou představovat témata, projekty, klienty, interní procesy nebo legislativní oblasti podle potřeb kanceláře.
Ano. Jednotlivé příspěvky lze posouvat v rámci jednoho sloupce i mezi různými sloupci, aby jejich uspořádání odpovídalo aktuálním potřebám.
Ano. U každého příspěvku je uveden autor a čas vytvoření. Díky tomu lze odlišit aktuální sdělení od starších informací.
Barvy pomáhají rozlišit důležitost, téma nebo autora příspěvku. Tým si může například odlišit urgentní sdělení, běžné provozní informace a dlouhodobé pracovní postupy.
Ano. Nástěnka může sloužit jako přehled odkazů na často používané weby, formuláře, databáze či interní dokumenty. Hodí se také pro legislativní změny a metodické pokyny.
Na jednom místě lze soustředit interní pravidla, důležité materiály, přehled používaných systémů a nejčastější dotazy. Nový člen týmu tak rychle najde informace potřebné pro začátek práce.
Praktické informace pro účetní kanceláře, které chtějí mít práci lépe zorganizovanou.
Většina podnikatelů se dříve nebo později dostane do situace, kdy některý ze zaměstnanců onemocní, odejde na dovolenou nebo firmu opustíúplně. Dokud se to nestane, bývá zastupitelnost něco, čím si nikdo příliš neláme hlavu. Ale ve chvíli, kdy má práci převzít někdo jiný, se ukáže, kolik důležitých informací bylo uložených pouze vhlavě toho jednoho člověka.
Jak vlastně vypadá běžný pracovní den účetní, která používá EPL Brain?
Popravdě? Není zas tak jiný od dne kterékoliv jiné účetní. Pořád je potřeba zaúčtovat spoustu dokladů, zpracovávat DPH a řešit telefonáty od klientů. A občas hasit něco, co se objeví úplně nečekaně. Rozdíl je spíš v organizaci práce a v pracovních návycích, které člověk při používání EPLu postupně získá.
Kancelář v ložnici, všude po stole barevné lepíky, na ploše počítače excelovská tabulka, která odkazovala na další excelovskou tabulku, a ta zase na jinou. Pro dvě účetní a pár klientů to bylo všechno, co jsme do začátku potřebovaly.
Vytvořte si účet zdarma a mějte ihned přehledné účetnictví.
Poskytovatel aplikace EPL Brain: Positive access s. r. o., sídlem Janského 2233/57, 155 00, Praha 5 - Stodůlky, IČ: 090 466 31
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329756
