Databáze je centrální tabulka, která obsahuje přehled o všech aktivních klientech. Tedy těch, kteří nejsou založení v archivu. Slouží jako místo, kde jsou klientská data pohromadě a kde s nimi lze rychle pracovat — vyhledávat, filtrovat, řadit nebo exportovat do Excelu pro další zpracování.
V databázi lze rychle vyhledávat pomocí lupy, filtrovat jednotlivé sloupce přes oranžový čtvereček nebo řadit hodnoty pomocí šipky v prvním řádku tabulky. Uživatel si může zvolit, které sloupce chce zobrazit, a tento výběr uložit jako vlastní předvolbu. Uloženou předvolbu lze kdykoliv znovu vyvolat, což výrazně zrychluje práci při pravidelných kontrolách nebo přípravě podkladů pro komunikaci s klienty.
Každý klient se v databázi může objevit jednou nebo i vícekrát. Záleží na tom, u kterých kontaktů je aktivní volba přidat do databáze. To je užitečné zejména u firem s více jednateli, kontaktními osobami nebo e-mailovými adresami, které se využívají pro komunikaci či mailing.
Tabulku je možné kdykoliv vyexportovat ve formě excelovské tabulky. Export slouží nejen k běžné práci s daty, ale také k dalším analýzám nebo hromadné komunikaci. Excelový soubor lze následně doplnit o vlastní filtry, podmíněné formátování nebo další sloupce, které uživatel potřebuje pro konkrétní činnost.
Rychlý mailing Pro hromadné rozesílání e-mailů je vhodné si v databázi nejprve zobrazit jen relevantní sloupce. Obvykle jde o Název klienta pro přehled, e-mailový kontakt a sloupec, podle kterého se vybírá cílová skupina (např. plátci/neplátci DPH, klienti se zaměstnanci nebo bez zaměstnanců). Po zúžení tabulky stačí databázi vyexportovat do Excelu, provést finální kontrolu a zkopírovat všechny e-mailové adresy do pole skrytá kopie v e-mailovém klientovi (např. Thunderbird). Do příjemce se uvede vlastní e-mail, takže se zpráva odešle všem vybraným klientům najednou, aniž by viděli e-mailové adresy ostatních.
Přehled pro závěrky Pokud máte hodně klientů, může se stát, že se v období závěrek budete trochu ztrácet v tom, co je u kterého klienta potřeba dořešit. V tom případě je velice efektivní vyfiltrovat si v databázi klienty, kterým připravujete DPPO či DPFO, a tento přehled vyexportovat do Excelu. V exportu můžete doplňovat vlastní poznámky. Například: co u jednotlivých klientů chybí, kdy proběhla urgence, kdo je na řadě s reakcí (vy nebo klient) nebo které závěrky jsou už hotové. Tyto informace je sice možné zapisovat třeba i do poznámek ke klientům, ale „obyčejná“ excelovská tabulka umožňuje (alespoň zatím, než vymyslíme, jak podobný systém udělat i v EPLu) asi nejlepší přehled. Nám se tento způsob práce dlouhodobě osvědčil. Výrazně zefektivňuje celý průběh závěrek, protože umožňuje mít všechny podrobnosti na jednom místě, rychle doplňovat změny, sledovat postup u jednotlivých klientů a účetních a okamžitě vidět, kde práce nejde úplně podle představ.
Organizace práce v týmu a plánování kapacit Klienty lze také filtrovat podle přiřazené účetní, což umožňuje sledovat skladbu klientů jednotlivých účetních, a hlavně plánovat případné přerozdělování klientů. V praxi to znamená, že lze rychle zjistit, kdo má na starosti více e-shopů, kdo se stará o firmy se zaměstnanci, kdo má převahu neplátců nebo u koho se hromadí složitější agendy. Díky tomu se databáze stává nástrojem nejen pro evidenci, ale i pro strategické řízení práce v účetním týmu.
Databáze obsahuje přehled aktivních klientů a jejich evidovaných údajů. Klienti uložení v archivu do tohoto přehledu nepatří.
Pro rychlé vyhledání slouží lupa. Jednotlivé sloupce lze filtrovat přes oranžový čtvereček a jejich hodnoty řadit pomocí šipky v záhlaví tabulky.
Ano. Uživatel může zvolit zobrazené sloupce a výběr uložit jako vlastní předvolbu. Uložené zobrazení lze později znovu vyvolat.
Záleží na tom, u kolika kontaktů klienta je zapnutá volba přidání do databáze. Více řádků umožňuje pracovat například s více jednateli nebo kontaktními e-maily jedné firmy.
Ano. Tabulku lze exportovat do Excelu a dále v ní používat vlastní filtry, podmíněné formátování, poznámky nebo další sloupce.
Nejprve vyberte relevantní sloupce a vyfiltrujte cílovou skupinu klientů. Po exportu do Excelu a kontrole kontaktů můžete adresy vložit do skryté kopie v e-mailovém klientovi a jako příjemce uvést vlastní e-mail.
Vybranou skupinu klientů lze vyexportovat do Excelu a doplnit stav závěrky, chybějící podklady, termíny urgencí a poznámky. Vznikne tak společný přehled o průběhu práce.
Ano. Klienty lze filtrovat podle přiřazené účetní a dalších evidovaných údajů. Přehled skladby klientů pomáhá při plánování kapacit i případném přerozdělování agendy.
Praktické informace pro účetní kanceláře, které chtějí mít práci lépe zorganizovanou.
Většina podnikatelů se dříve nebo později dostane do situace, kdy některý ze zaměstnanců onemocní, odejde na dovolenou nebo firmu opustíúplně. Dokud se to nestane, bývá zastupitelnost něco, čím si nikdo příliš neláme hlavu. Ale ve chvíli, kdy má práci převzít někdo jiný, se ukáže, kolik důležitých informací bylo uložených pouze vhlavě toho jednoho člověka.
Jak vlastně vypadá běžný pracovní den účetní, která používá EPL Brain?
Popravdě? Není zas tak jiný od dne kterékoliv jiné účetní. Pořád je potřeba zaúčtovat spoustu dokladů, zpracovávat DPH a řešit telefonáty od klientů. A občas hasit něco, co se objeví úplně nečekaně. Rozdíl je spíš v organizaci práce a v pracovních návycích, které člověk při používání EPLu postupně získá.
Kancelář v ložnici, všude po stole barevné lepíky, na ploše počítače excelovská tabulka, která odkazovala na další excelovskou tabulku, a ta zase na jinou. Pro dvě účetní a pár klientů to bylo všechno, co jsme do začátku potřebovaly.
Vytvořte si účet zdarma a mějte ihned přehledné účetnictví.
Poskytovatel aplikace EPL Brain: Positive access s. r. o., sídlem Janského 2233/57, 155 00, Praha 5 - Stodůlky, IČ: 090 466 31
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329756
