Informační systém pro poskytovatele účetních služeb

Jednoduše zadejte do aplikace EPL brain údaje o firmě či fyzické osobě klienta, a už se nemusíte bát, že na něco zapomenete. Kalendář pracuje s účetními a daňovými termíny automaticky, není třeba cokoliv "ručně" kontrolovat či doplňovat. Aplikace EPL brain vám podle zadaných údajů pro každého klienta vytvoří kompletní účetní a daňový kalendář, který můžete dále doplňovat o dílčí úkoly, interní termíny, časové odhady, poznámky, odkazy a další.

Popis funkcí:

Automaticky tvořený účetní a daňový kalendář

U nového klienta stačí zadat jeho IČ a informace se automaticky načtou z databáze ARES a dalších veřejně dostupných databází. Pak správně zaškrtnete informace jako zda má klient auta, zaměstnance, zda je plátce DPH…, přiřadíte hlavní účetní, a EPL brain zcela automaticky vygeneruje úkoly pro daného klienta i účetní. EPL brain respektuje víkendy a daňový kalendář je vždy přesný.

Seznamy úkolů a jejich třídění

To-Do list, tedy seznam úkolů, který EPL brain generuje, můžete zobrazit na několika místech a v různých podobách. Vyberte si mezi před-filtrovaným seznamem úkolů pro klienta, pro danou účetní, ve formě týdenního plánovacího kalendáře nebo jako přehled za celou firmu a všechny její účetní s možností dále filtrovat a zobrazovat to, co zrovna potřebujete. Mimo generovaný kalendář samozřejmě můžete zadávat jakékoliv další úkoly, nastavit jejich opakování, přidávat dílčí úkoly a uchovávat poznámky.

Pracovní postupy, poznámky

Pokud se daný úkol opakuje pravidelně (například DPH nebo roční uzávěrka), pak se úkoly a poznámky automaticky propisují do dalších opakování. Pracovní postup včetně přiřazení odpovědných osob se tak zachová a můžete ho postupně vypilovat k dokonalosti, aniž byste nějaké kroky vynechali. Obdobně i poznámky zůstávají zachovány do dalších opakování. Doklad, na který si máte dát pozor za 3 měsíce, plánovaná změna sídla, mimořádný report ani připomínku drobných rozdílů při zpracování jednotlivých klientů s EPL brain nemusíte nosit v hlavě.

Interní termíny

Je zřejmé, že nemůžete všechna DPH nebo všechny mzdy zpracovat během jednoho dne tak, jak vám je automaticky do kalendáře zadá aplikace. Automaticky generovaný termín účetních a daňových úkolů je proto evidován jako poslední možný termín odevzdání (deadline). Vy si pak můžete zvolit jakýkoliv jiný interní termín, a to i pro termíny dílčích úkolů, a práci si tak rozplánovat v rámci měsíce tak, jak potřebujete.

Databáze

Všechny podstatné parametry vašich klientů se automaticky propisují do databáze, ve které si můžete navolit, exportovat nebo uložit pro opětovné použití jakoukoliv sestavu či filtr. Mailing, informace o změnách v legislativě, připomenutí termínu platby záloh, nebo prostý seznam klientů podle zadaných parametrů spolu s telefonním kontaktem – v EPL brain je vše dostupné na jednom místě, aniž byste museli trávit čas se zjišťováním nebo vypisováním údajů z jiných zdrojů.

S aplikací EPL brain v rámci týmu snadno přiřadíte úkoly, sledujete volné kapacity, naplánujete pracovní týden, a to vše v několika možných verzích zobrazení. Nikdy neztratíte přehled o tom, kdo na čem pracuje, nebo co je třeba u klienta vyřídit.

Popis funkcí:

Nastavení uživatelských práv

V aplikaci EPL brain se nemusíte bát přidávat kolegy a zaměstnance. Pro každého nového uživatele lze velmi konkrétně nastavit přístupová práva k jednotlivým sekcím aplikace, zejména ke konkrétním klientům a údajům ostatních uživatelů. Každá účetní tedy vidí pouze jí přiřazené klienty, a to pouze do úrovně, kterou jí přidělíte. Jednotlivý uživatelé mohou pomocí filtrů selektovat, na kterého klienta se podívají, nebo čí práci si zobrazí v seznamu úkolů a kalendáři.

Delegování úkolů v rámci týmu

Jednotlivé úkoly ale i úkoly dílčí můžete přiřadit kterémukoliv uživateli (v rámci vám přidělených práv). Tento uživatel pak úkol vidí „u sebe“ v seznamu úkolů To-Do a samozřejmě i graficky znázorněný v kalendáři. Díky synchronizovanému propisování úkolů do jednotlivých typů zobrazení snadno naplánujete také interní poradu, společný oběd, nebo rozdělení práce v rámci týdnů. Týdenní plánovací kalendář Způsobem „chytni a táhni“ můžete v kalendáři jednoduše naplánovat práci jednotlivým uživatelům tak, aby vše fungovalo na výbornou. Současně máte přehled o tom, co se děje a kdo na čem pracuje. Veškeré změny se automaticky synchronizují ve všech způsobech zobrazení.

Sledování dílčích prací a dokončování úkolů v čase

Dokončení dílčích i hlavních úkolů vyžaduje zadání doby, kterou jste potřebovali pro splnění daného úkolu. Hlavní účetní tak vidí, kolik a kdo z jejího týmu strávil na jednotlivých klientech, kolik hodin trvalo kompletní zpracování klienta (zobrazeno po jednotlivých účetních) nebo které dílčí úkoly kdo zpracoval a za jakou dobu. Plánování příštích měsíců, přiřazení nového klienta nebo rozložení kapacit v rámci týmu je s EPL brain výrazně jednodušší.

Poskytování účetních služeb je specifickým oborem, ale zároveň podnikáním jako je každé jiné. S aplikací EPL brain můžete snadno sledovat ziskovost klientů, výkonnost pracovníků nebo počet hodin, které jste nefakturovali. To vše k zajištění stability a růstu vaší společnosti.

Popis funkcí:

Přehled rentability klientů

Data, která aplikace EPL brain shromažďuje o jednotlivých uživatelích, odpracovaných hodinách, úkolech a plánech, následně využívá pro jednoduchý přehled o ziskovosti klienta. Zadáte průměrnou měsíční fakturaci, samozřejmě s možností v každém měsíci upravit či doplnit, a EPL brain za vás automaticky doplní přesné mzdové náklady přepočítané z údajů o uživatelích a odpracovaných hodinách. Je pouze na vás, jak podrobně budete sledovat další náklady, zda vlastní režie rozpustíte do mezd, nebo je budete evidovat jiným způsobem u jednotlivých klientů. Podstatné je, že základní přehled o tom, zda se vám klient vyplácí či nikoliv, získáte zcela automaticky. Správné nastavení ceny bude už pak na pouze vás.

Přehled výkonosti a nákladovosti zaměstnanců

Přednastavené přehledové tabulky po měsících sledují vývoj mzdových nákladů a odpracovaných fakturovatelných hodin. Vždy s možností podívat se na soupis prací pro jednotlivé klienty ale i v podrobném rozpisu dílčích úkolů. Data jsou generována automaticky podle splněných úkolů, nic nemusíte zadávat. Je jen na vás, zda budete údaje doplňovat či upřesňovat. Základní přehled máte s aplikací EPL brain vždy k dispozici.

Informace o vlastním podnikání

Nedílnou součástí aplikace EPL brain je sekce „Moje firma“, kde najdete mnoho zajímavostí, přehledů a sestav, které by vám měly pomoci řídit své podnikání. Nejziskovější klienti, klienti s největší časovou náročností, průběh fakturace v jednotlivých měsících, automatické zvýraznění prodělečných klientů v daném měsíci – záleží jen na vás, kolik dat do EPL brain zadáte a zda budete potenciál aplikace využívat na plno.

Kapacity

V jednoduchém přehledu uvidíte plánované a volné kapacity jednotlivých členů týmu. Snadno odhadnete, komu můžete přidělit nového klienta, nebo třeba komu udělit mimořádné odměny. „Aplikace nezapomíná“, a tak je možné si k jednotlivým měsícům průběžně dělat poznámky, o které už nikdy nepřijdete.