Sekce klienti představuje základ celé aplikace. Právě zde se ukládají informace o klientech, jejich povinnostech, kontaktech i způsobu spolupráce. Na zadané údaje následně navazují další části systému, například TO-DO, finance nebo databáze.
Sekce klienti slouží jako centrální místo pro správu všech údajů o klientovi. Obsahuje základní informace, kontakty, povinnosti, poznámky, historii i přehled úkolů a financí. Všechny zadané údaje se automaticky propisují do sekcí databáze, TO-DO a moje firma.
Po zadání IČ se z ARES automaticky načtou všechny veřejně dostupné údaje (DIČ, název, sídlo…). Následně je potřeba ručně doplnit informace, které ARES neobsahuje. Kromě jiného třeba jestli má klient zaměstnance, jaké povinnosti se ho týkají (měsíční/kvartální DPH, silniční daň…) a která účetní bude klienta mít na starost.
Pokud předpřipravené údaje nestačí, můžete přidat vlastní parametr přes volbu Nový. Název údaje (např. Jednatel) se propíše ke všem klientům, zatímco hodnota (např. Jan Novák) je individuální pro konkrétního klienta.
Slouží k uložení všech důležitých kontaktů souvisejících s klientem. Je užitečné sem přidat i kontakty na finanční úřad a další instituce, aby se ostatní uživatelé mohli dovolat správkyni daně i ve vaší nepřítomnosti.
U každého kontaktu si můžete zvolit, zda se má propsat do databáze. Hodí se to například pro hromadný mailing vybraným skupinám klientů. Díky filtrům v databázi lze během pár kliknutí získat například e-mailové adresy všech klientů, kteří mají zaměstnance, a rozeslat jim novinky o JMHZ.
Pokud máte s klienty přátelské vztahy, může být příjemným bonusem údaj Narozeniny. Po vyplnění data narození se v TODO automaticky vytvoří úkol „Narozeniny – Jméno kontaktu“. Telefonát nebo SMS s přáním od účetní často překvapí, ale zaručeně potěší 😉
Po vyplnění této části se v TO-DO automaticky vytvoří úkoly související s činnostmi, které jsou u klienta povinné ze zákona. Deadline (nejzazší termín splnění) je nastaven na správné datum a posouvá se podle pravidel daňového řádu (např. v případě víkendů či svátků). Pro své potřeby je možné si úkol upravit na dřívější datum díky úpravě termínu nebo přidáním dílčího úkolu.
Po zpracování daňového přiznání k dani z příjmů je užitečné doplnit tabulku Zálohy. Při rozesílání upomínek klientům, že se blíží termín jejich úhrady, jsou pak všechny potřebné informace připravené přehledně na jednom místě. Další možností je si tyto informace doplnit přímo do poznámek k automaticky tvořeného úkolu Zálohy na daň z příjmů.
Barevné poznámky slouží k zápisu všech důležitých informací – od domluvených postupů až po zápisy ze schůzek. Barvy pomáhají udržet přehlednost.
Do archivu patří klienti, se kterými byla ukončena spolupráce. Není nutné takové klienty hned mazat. Klient v archivu se nepočítá do maximálního počtu klientů v rámci licence, takže ničemu nepřekáží, a hlavně zůstávají zachované všechny poznámky i historie.
Sekce finance poskytuje přehled o fakturaci, nákladech a ziskovosti klienta. Finance využívají data z TODO a slouží jako podklad pro vyhodnocení efektivity práce, kapacit uživatelů i správného nastavení cen služeb. Sekce umožňuje sledovat skutečné náklady, porovnávat je s odhady a identifikovat místa, kde vznikají rozdíly mezi plánovaným a reálně odpracovaným časem.
Pro hrubý přehled stačí zadat odhadovanou měsíční fakturaci. Pro přesnější výsledky lze částku každý měsíc upravit. Do jednotlivých měsíců je možné přidat i náklady související s vedením účetnictví daného klienta (např. náklady na licenci, pokud má klient vlastní přístup do účetního programu).
Sloupec příjem se načítá z měsíční fakturace, případně z upravené částky v jednotlivých měsících.
Výdaje se počítají z odpracovaného času, který se násobí hodinovou mzdou uživatele, který práci odvedl. Dále se sem připočítávají vedlejší náklady zadané v konkrétních měsících.
Do sloupce odpracováno se započítává čas z jednotlivých úkolů zadaných v TO-DO. V měsících, které teprve nastanou, se používá odhadovaný čas, který je u budoucích úkolů zadaný.
V jednotlivých měsících lze upravit fakturaci a náklady. Důležitá je zde tabulka reálné odpracováno. Ta ukazuje přehled uživatelů, kteří měli u klienta zadaný úkol a odhad hodin, které měli odpracovat. Tento odhad se porovnává se skutečně odpracovaným časem, a pokud jsou odpracované hodiny vyšší, řádek se červeně zvýrazní.
Pokud je klient ztrátový, tato tabulka pomůže rychle zjistit, kde se odhad rozchází se skutečností. Pokud uživatelé zapisují průběžné práce s podrobným popisem vykonávané činnosti, lze přesně identifikovat, v čem rozdíl vzniká.
U měsíců, které ještě neproběhly, se pracuje s odhadem. Odpracované hodiny vycházejí z odhadů zadaných u úkolů v TO-DO a fakturace z plánovaných částek uvedených ve financích klienta. Na základě těchto údajů se vypočítají předpokládané náklady a očekávaný zisk nebo ztráta.
TO-DO u klienta obsahuje jen úkoly, které se daného klienta týkají. Všechny ostatní funkce jsou stejné jako u hlavního TO-DO.
EPL Brain umožňuje vést údaje o klientech, jejich kontaktech, účetních povinnostech, zálohách, poznámkách, úkolech a finančních výsledcích na jednom místě.
Ano. Po zadání IČ lze načíst veřejně dostupné údaje z registru ARES, například název společnosti, DIČ nebo sídlo. Zbývající informace následně doplníte ručně.
Ke klientovi můžete evidovat více kontaktních osob včetně jména, e-mailu, telefonu, data narození, poznámky a informace o datové schránce.
Ano. Na základě nastavených povinností klienta může EPL Brain automaticky vytvářet opakované účetní a daňové úkoly, například DPH, kontrolní hlášení nebo zpracování mezd.
Ano. U klienta lze nastavit povinnost platit zálohy, jejich interval a jednotlivé termíny. Evidovat lze také částku, zaplacení a doplňující poznámku.
Poznámky slouží k ukládání důležitých informací, domluv a upozornění. Barevné rozlišení pomáhá rychle rozeznat priority nebo různé typy poznámek.
U klienta lze nastavit měsíční fakturaci a porovnávat ji s náklady a odpracovaným časem. Díky tomu vidíte, zda je spolupráce zisková.
Roční přehled zobrazuje příjmy, výdaje, zisk nebo ztrátu, odpracovaný čas a další výsledky rozdělené podle jednotlivých měsíců.
Měsíční přehled ukazuje fakturaci, náklady, ziskovost, odhadovaný a skutečně odpracovaný čas i rozdělení práce mezi jednotlivé uživatele.
Evidence je určená především účetním kancelářím a účetním týmům, které potřebují spravovat klientské údaje, povinnosti, termíny a ekonomické výsledky v jednom systému.
Praktické informace pro účetní kanceláře, které chtějí mít práci lépe zorganizovanou.
Většina podnikatelů se dříve nebo později dostane do situace, kdy některý ze zaměstnanců onemocní, odejde na dovolenou nebo firmu opustíúplně. Dokud se to nestane, bývá zastupitelnost něco, čím si nikdo příliš neláme hlavu. Ale ve chvíli, kdy má práci převzít někdo jiný, se ukáže, kolik důležitých informací bylo uložených pouze vhlavě toho jednoho člověka.
Jak vlastně vypadá běžný pracovní den účetní, která používá EPL Brain?
Popravdě? Není zas tak jiný od dne kterékoliv jiné účetní. Pořád je potřeba zaúčtovat spoustu dokladů, zpracovávat DPH a řešit telefonáty od klientů. A občas hasit něco, co se objeví úplně nečekaně. Rozdíl je spíš v organizaci práce a v pracovních návycích, které člověk při používání EPLu postupně získá.
Kancelář v ložnici, všude po stole barevné lepíky, na ploše počítače excelovská tabulka, která odkazovala na další excelovskou tabulku, a ta zase na jinou. Pro dvě účetní a pár klientů to bylo všechno, co jsme do začátku potřebovaly.
Vytvořte si účet zdarma a mějte ihned přehledné účetnictví.
Poskytovatel aplikace EPL Brain: Positive access s. r. o., sídlem Janského 2233/57, 155 00, Praha 5 - Stodůlky, IČ: 090 466 31
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329756
