Na rozdíl od ostatních částí aplikace, které se zaměřují především na každodenní práci, nabízí moje firma větší nadhled. Pomáhá odpovědět na otázky, které si majitelé účetních firem často pokládají až ve chvíli, kdy začnou růst: Kteří klienti jsou skutečně ziskoví? Má firma dostatečné kapacity? Kolik stojí její provoz? A vydělává firma tolik, kolik se na první pohled zdá?
Rychlý přehled slouží jako vstupní bod do sekce moje firma. Na jednom místě soustřeďuje nejdůležitější údaje o finanční situaci účetní firmy a umožňuje během několika sekund získat základní představu o jejím aktuálním stavu.
Obsahuje souhrn klíčových ukazatelů, jako je očekávaný roční zisk, celková fakturace a celkové náklady. Tyto hodnoty vycházejí z údajů zadaných u klientů, uživatelů a firmy a průběžně se přepočítávají podle aktuálně dostupných dat. Součástí přehledu je také graf zobrazující vývoj fakturace a nákladů v jednotlivých měsících. Ten pomáhá odhalit sezónní výkyvy, období zvýšené vytíženosti nebo měsíce, ve kterých se náklady a výnosy významně liší od běžného stavu.
Přehled doplňují tabulky klientů s nejvyšším obratem, nejvyšším ziskem a nejvyšší pracností. Tyto údaje pomáhají identifikovat klienty, kteří mají pro firmu největší finanční přínos, ale také klienty, kteří spotřebovávají nejvíce času a kapacity.
Drobní klienti bývají z hlediska ziskovosti poměrně tolerantní k drobným nepřesnostem v nacenění. U klientů s vysokým obratem nebo velkou časovou náročností je ale každá chyba násobně vidět. Proto je důležité vědět, kteří klienti se dlouhodobě objevují v přehledech nejvyššího obratu, zisku a pracnosti, a průběžně kontrolovat, zda jejich ekonomický přínos odpovídá množství práce, které jim firma věnuje. Často zde také dochází k největším překvapením. Klient s vysokou fakturací nemusí být zároveň klientem s vysokým ziskem. Pokud je časová náročnost dlouhodobě vyšší, než odpovídá sjednané ceně, může být ekonomický přínos výrazně nižší, než se na první pohled zdá.
Sekce firma poskytuje podrobný pohled na hospodaření celé účetní kanceláře. Zatímco rychlý přehled ukazuje souhrnné výsledky, zde je možné sledovat, z čeho se jednotlivé příjmy a náklady skládají. Údaje jsou dostupné v ročním i měsíčním členění, což umožňuje sledovat vývoj firmy v čase a identifikovat období s vyššími náklady, nižší fakturací nebo naopak nadprůměrnými výsledky.
Patří sem náklady, které nelze přiřadit konkrétním klientům ani uživatelům, ale souvisejí s provozem firmy jako celku. Typicky jde o nájem kanceláře, energie, kancelářské potřeby, účetní software a další provozní výdaje. Tyto náklady se automaticky promítají do sloupce další náklady ve všech měsících daného roku.
Možná dobře víte, kolik fakturujete klientům, ale méně často si uvědomujete, kolik stojí samotný provoz kanceláře. Součet pravidelných nákladů vám pomůže rychle zjistit, jakou část fakturace potřebujete každý měsíc jen na pokrytí běžného fungování firmy.
Roční přehled zobrazuje vývoj fakturace, mzdových a ostatních nákladů a výsledného zisku nebo ztráty v jednotlivých měsících roku.
Roční čísla mohou vypadat dobře, ale důležité bývá podívat se i na jednotlivé měsíce. Právě zde zjistíte, kdy firma vytváří největší část svého zisku a která období jsou naopak slabší. Tyto informace pomáhají lépe plánovat růst firmy, vytvářet finanční rezervy a připravit se na měsíce, ve kterých bývá fakturace obvykle nižší. To, co firma vydělá během silných měsíců, totiž často pomáhá překlenout období, ve kterých je fakturace každoročně slabší.
Umožňuje podrobně analyzovat konkrétní měsíc. V horní části lze zadat jednorázové fakturace a náklady, které se nemají pravidelně opakovat. Pod nimi se nachází přehled jednotlivých klientů, jejich fakturace, nákladů, zisku či ztráty, ziskovosti v procentech a počtu odpracovaných hodin. Jednotlivé sloupce lze řadit pomocí šipky, která se zobrazí po najetí myší na záhlaví sloupce. Díky tomu je možné rychle identifikovat například nejziskovější, nejztrátovější nebo časově nejnáročnější klienty. Celou tabulku lze navíc kdykoliv exportovat do Excelu nebo PDF a dále s ní pracovat podle vlastních potřeb.
Pokud je klient v daném měsíci ztrátový, řádek se automaticky zvýrazní červeně. Měsíční přehled však slouží především jako upozornění, že stojí za to podívat se na klienta podrobněji. Po kliknutí na klienta se otevře jeho sekce finance, kde je možné vyhodnotit jeho výsledky v rámci celého roku. K dispozici jsou údaje za již uplynulé měsíce, ale také plán pro zbytek roku vycházející z předpokládané fakturace a odhadované pracnosti. Díky tomuto přehledu lze lépe posoudit, jestli jde jen o jednorázovou odchylku v konkrétním měsíci, nebo o problém, který stojí za pozornost.
Klient nemusí být nejziskovější, aby byl pro firmu zajímavý. Důležité ale je vědět, že případná nižší ziskovost je vědomé rozhodnutí, nikoliv důsledek nevhodně nastavené ceny. Někteří klienti mohou mít velký růstový potenciál a spolu s jejich firmou poroste i budoucí fakturace. Jiní přinášejí kvalitní doporučení nebo zajímavé obchodní kontakty. U některých klientů může být důležitý také předpoklad vysoké míry automatizace do budoucna, a tedy postupné snižování nákladů na jejich zpracování.
Pokud v daném měsíci nebyla klientovi vystavena žádná faktura, není možné matematicky vypočítat ziskovost v procentech. V takovém případě je hodnota 0 % v pořádku a neznamená chybu ve výpočtu. Pro posouzení takových klientů je vhodnější sledovat hodnotu zisku nebo ztráty v korunách.
U měsíců, které ještě neproběhly, se pracuje s odhadem. Odpracované hodiny vycházejí z odhadů zadaných u úkolů v TO-DO a fakturace z plánovaných částek uvedených ve financích klienta. Na základě těchto údajů se vypočítají předpokládané náklady a očekávaný zisk nebo ztráta.
Roční přehled zobrazuje fakturaci jednotlivých klientů za celý rok. Jednotlivé sloupce lze řadit pomocí šipky, která se zobrazí po najetí myší na záhlaví sloupce. Díky tomu lze rychle identifikovat klienty s nejvyšší nebo naopak nejnižší fakturací a sledovat, jak se jejich význam pro firmu v průběhu roku mění.
Přehled fakturace jednotlivých klientů pomáhá odhalit, zda firma není příliš závislá na několika málo velkých klientech, což může být velmi rizikové. Současně umožňuje sledovat, které firmy rostou, stagnují nebo naopak dochází k poklesu fakturace.
Zaměřuje se na konkrétní měsíc a zobrazuje finanční výsledky jednotlivých klientů. U každého klienta je uvedena fakturace, náklady, zisk nebo ztráta, ziskovost v procentech a počet odpracovaných hodin. Stejně jako v ostatních přehledech lze jednotlivé sloupce řadit podle jejich hodnot. Díky tomu je možné rychle identifikovat klienty s nejvyšší fakturací, nejvyšším ziskem, největší ztrátou nebo nejvyšší časovou náročností.
U měsíců, které ještě neproběhly, se pracuje s odhadem. Odpracované hodiny vycházejí z odhadů zadaných u úkolů v TO-DO a fakturace z plánovaných částek uvedených ve financích klienta. Na základě těchto údajů se vypočítají předpokládané náklady a očekávaný zisk nebo ztráta.
Sekce kapacity slouží k porovnání plánovaného a skutečně odpracovaného času. Díky propojení s TO-DO a údaji o uživatelích poskytuje přehled o vytížení firmy i jednotlivých účetních a pomáhá vyhodnocovat rozdíly mezi odhady a realitou.
Roční přehled zobrazuje porovnání odhadovaných a skutečně odpracovaných hodin v jednotlivých měsících roku za celou firmu. Graf i tabulka pod ním umožňují sledovat, zda je plánovaná kapacita firmy nastavena realisticky a jak se vyvíjí v průběhu roku. Odhadované hodiny vycházejí z údajů zadaných u jednotlivých úkolů v sekci TO-DO. Skutečně odpracované hodiny se načítají z odvedené práce evidované u těchto úkolů.
Pokud se odhadované a skutečně odpracované hodiny dlouhodobě výrazně rozcházejí, bývá to signál, že je potřeba upravit odhady u úkolů, rozložení práce nebo cenotvorbu. Právě přesné odhady jsou jedním ze základních předpokladů pro správné plánování kapacit i vyhodnocování ziskovosti klientů.
Měsíční přehled se zaměřuje na konkrétní měsíc a jednotlivé uživatele. U každého uživatele zobrazuje mzdové náklady, pracovní úvazek, odhadovaný počet hodin a skutečně odpracovaný čas. Údaje o nákladech a úvazku se načítají ze sekce uživatelé, zatímco odhad hodin a skutečně odpracované hodiny vycházejí z údajů v TO-DO.
Pokud se odhadovaný a skutečně odpracovaný čas dlouhodobě výrazněji rozcházejí, je třeba se podívat na příčinu. Někdy jsou odhady příliš optimistické, jindy se změnil rozsah práce nebo přibylo více komunikace s klientem, než se původně očekávalo. Dlouhodobé přetížení navíc nebývá problém jen pro firmu, ale i pro samotnou účetní.
Moje firma propojuje údaje z klientů, uživatelů a TO-DO. Nabízí přehled fakturace, nákladů, ziskovosti klientů a vytížení účetní kanceláře.
Rychlý přehled ukazuje očekávaný roční zisk, celkovou fakturaci a náklady, jejich vývoj v jednotlivých měsících a tabulky klientů s nejvyšším obratem, ziskem a pracností.
Do části Firma patří pravidelné náklady, které nelze přiřadit konkrétním klientům ani uživatelům, například nájem, energie nebo kancelářské potřeby. Promítají se do dalších nákladů ve všech měsících daného roku.
Roční přehled ukazuje vývoj fakturace, nákladů a zisku nebo ztráty po měsících. Měsíční přehled umožňuje podrobněji vyhodnotit konkrétní měsíc a finanční výsledky jednotlivých klientů.
Ano. V horní části měsíčního přehledu firmy lze zadat jednorázové fakturace a náklady, které se nemají pravidelně opakovat.
Červené zvýraznění upozorňuje na klienta, který je v daném měsíci ztrátový. Po otevření jeho financí lze posoudit výsledky za celý rok a zjistit, zda jde o jednorázový výkyv nebo dlouhodobý problém.
Bez vystavené faktury nelze ziskovost v procentech matematicky vypočítat. Hodnota 0 % proto není chyba; pro posouzení takového klienta sledujte zisk nebo ztrátu v korunách.
Budoucí měsíce pracují s odhady času u úkolů v TO-DO a s plánovanou fakturací ve financích klienta. Z těchto údajů se vypočítají předpokládané náklady a očekávaný zisk nebo ztráta.
Roční přehled ukazuje fakturaci jednotlivých klientů za celý rok. Měsíční přehled doplňuje náklady, zisk nebo ztrátu, ziskovost v procentech a počet odpracovaných hodin.
Kapacity porovnávají plánovaný a skutečně odpracovaný čas. Roční přehled ukazuje vývoj za celou firmu, měsíční přehled náklady, úvazek, odhad a skutečnou práci jednotlivých uživatelů.
Mzdové náklady a pracovní úvazky pocházejí ze sekce Uživatelé. Odhadované a skutečně odpracované hodiny vycházejí z úkolů a evidované práce v TO-DO.
V přehledech klientů lze sloupce řadit pomocí šipek v záhlaví. Tabulku klientů v měsíčním přehledu firmy lze také exportovat do Excelu nebo PDF.
Praktické informace pro účetní kanceláře, které chtějí mít práci lépe zorganizovanou.
Většina podnikatelů se dříve nebo později dostane do situace, kdy některý ze zaměstnanců onemocní, odejde na dovolenou nebo firmu opustíúplně. Dokud se to nestane, bývá zastupitelnost něco, čím si nikdo příliš neláme hlavu. Ale ve chvíli, kdy má práci převzít někdo jiný, se ukáže, kolik důležitých informací bylo uložených pouze vhlavě toho jednoho člověka.
Jak vlastně vypadá běžný pracovní den účetní, která používá EPL Brain?
Popravdě? Není zas tak jiný od dne kterékoliv jiné účetní. Pořád je potřeba zaúčtovat spoustu dokladů, zpracovávat DPH a řešit telefonáty od klientů. A občas hasit něco, co se objeví úplně nečekaně. Rozdíl je spíš v organizaci práce a v pracovních návycích, které člověk při používání EPLu postupně získá.
Kancelář v ložnici, všude po stole barevné lepíky, na ploše počítače excelovská tabulka, která odkazovala na další excelovskou tabulku, a ta zase na jinou. Pro dvě účetní a pár klientů to bylo všechno, co jsme do začátku potřebovaly.
Vytvořte si účet zdarma a mějte ihned přehledné účetnictví.
Poskytovatel aplikace EPL Brain: Positive access s. r. o., sídlem Janského 2233/57, 155 00, Praha 5 - Stodůlky, IČ: 090 466 31
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329756
