Běžný pracovní den s EPL Brain

7:00 Ráno v kanceláři

Zapínám počítač, otevírám EPL Brain a kontroluji e-maily.

V EPLu zároveň spouštím stopky u úkolu Provoz. Ten máme vytvořený u naší firmy a slouží k evidenci činností, které nelze přiřadit konkrétnímu klientovi. Jde například o práci s všeobecnými e-maily, provoz kanceláře nebo další interní záležitosti. Tyto hodiny se sice klientům nefakturují, ale i tak je dobré vědět, kolik času skutečně zabírají. Ovlivňují totiž poměr času stráveného prací pro klienty (který se dá fakturovat) a času věnovaného provozu kanceláře.

Proběhnu e-maily a zkontroluji, jestli přes noc nepřišlo něco, co má dnes absolutní prioritu. Naštěstí ne. Můžu se tedy pustit do práce.

Další zastávkou je kalendář v EPLu a hned po něm TO-DO list. Některé úkoly na mě čekají ze včerejška, jiné se vytvořily automaticky podle povinností klientů a zůstal tam i úkol od kolegyně, která od včerejška marodí. Nějaký prostor v kapacitě mám, tak si ho rovnou přebírám na sebe, ať je jasné, kdo za něj dnes odpovídá a kolegyňkám dám jen info, že se o to nemusí starat.

7:15 Práce začíná

Přepínám se z úkolu Provoz na úkol DPH u prvního klienta, zapínám stopky a pouštím se do práce.

10:30 Telefon od klienta

Jako každý den zazvoní telefon a vytrhne mě z rozdělané práce.

Po třetí větě mi dochází, že to nebude rychlý dotaz, ale jeden z těch telefonátů, které začínají slovy „já se chci jenom zeptat“ a končí o půl hodiny později. Zastavuji stopky u rozdělaného úkolu a věnuji se konzultaci.

Pokládám telefon a koukám na displej. Dvacet tři minut.To už je skoro jako pauza na oběd. Kdybych ten čas nezapsala, chyběly by mi odpracované hodiny. A to nechci. Takové konzultace vyřizuji každý den třeba dvě nebo tři. A je z toho hodina práce jako nic. A taky bych ztratila přehled o tom, kolik času jednotlivým klientům věnuji mimo samotnou účetní práci.Proto si delší konzultaci ručně zapisuji k danému klientovi i s poznámkou, co jsme řešili. Vracím se k rozdělanému DPH, zapínám stopky a pokračuji.

12:30 Nový klient

Dostala jsem do ruky smlouvu s novým klientem a zároveň první dávkupodkladů. Jdu založit klienta do EPLu a rovnou u něj vytvářím úkol Měsíční práce. Ještě nastavím opakování na poslední den každého měsíce a zapínám stopky.

Měsíční práce jsou takový náš kouzelný úkol. Patří sem všechny ty drobnosti, které se během měsíce nasčítají a často je nikdo neeviduje. Konzultace, rychlé reporty, dohledávání informací, telefonáty nebo jiná práce navíc, která nesouvisí s pravidelným zpracováním účetnictví.

Procházím smlouvu, kontroluji ARES a prolistuji dodané doklady. V informacích u klienta nastavuji, že je plátce DPH, má zaměstnance, zadávám výplatní termín a další potřebné údaje. V TO-DO mi mezitím začínají automaticky naskakovat úkoly podle povinností klienta. Ještě nastavím předpokládanou fakturaci a hrubý odhad času k úkolům a klient je připravený.

Jeden klient, u kterého mám na zítra naplánované zpracování DPH, mi zatím nedodal doklady. Tak malé čarování v kalendáři a šéfová při své pravidelné návštěvě kalendáře uvidí, že hned zítra budeme mít přesnější představu o novém klientovi. Tedy o časové náročnosti a fakturaci. Bude mít radost.

13:50 Nemocná kolegyně

Kolegyňka hlásí, že jí je ještě hůř a do konce týdne nepřijde. Je úterý. To až se vrátí, bude s prací pěkně ve skluzu. Je vyhlášená bojová porada.

O dvacet minut později je její práce na tento týden přerozdělená mezi ostatní účetní. Odsune se měsíční čištění některých klientů, ale mzdy a DPH mají přednost. V TO-DO jsou úkoly přiřazené správným lidem, ještě upravit naše rozplánované kalendáře. A je to. Krize zažehnána. Jde se zase účtovat, počítat a telefonovat …

14:30 Proč je ten klient ztrátový?

Šéfová si mě žádá k sobě do kanceláře.

„Proč je klient XY poslední dva měsíce ztrátový? Viděla jsem ve financích poznámku o problému s účetnictvím za minulý rok. Jak jsme na tom?“

Očividně procházela finanční přehledy a všimla si, že klientovi výrazně narostly odpracované hodiny, zatímco fakturace zůstala téměř stejná.

V kostce vysvětluji problém spředávkou od ex-účetní. Nesedí inventury účtů a je potřeba to dát dohromady. Navýšení odpracovaných hodin tedy nesouvisí s pravidelným účtováním. Klient o situaci ví a počítá s tím, že vícepráce budeme fakturovat až ve chvíli, kdy budeme znát skutečný rozsah problému. Proto tyto práce eviduji do úkolu Předávka, ne do klasických Měsíčních prací. Součet hodin včetně popisu jednotlivých činností pak poslouží jako podklad k fakturaci.

„Dobře. Doplň to prosím do poznámky v EPLu a na konci měsíce mi dej vědět, jak to vypadá.“

Dopsáno. Vyřešeno.

15:15 Už se to krátí …

Poslední kontrola e-mailů.Tohle radši vyřeším ještě dnes. Tohle bez problémů počká do zítřka. A tohle si nechám do ranního bloku, kdy mám na podobné úkoly nejvíc klidu.

Ještě kouknu do kalendáře, co mě čeká zítra. Od všech klientů mám podklady, takže není potřeba nic přesouvat ani přeplánovávat. Pro jistotu zkontroluji TO-DO a nenacházím nic, o čem bych nevěděla nebo s čím bych nepočítala.

Takže vypínám EPL i celý počítač. Je čas jít domů. Nic nehoří a na zítřek mám vše připravené.

Tedy kromě kaštanů. Nejmladší dítko totiž zrovna dnes zjistilo, že na zítřek do školy nutně potřebuje kaštany. Ještě že jsem si to zapsala do EPLu mezi soukromé úkoly. Jinak bych na ně nejspíš zapomněla úplně stejně jako on.