Kalendář původně fungoval jako vizuální zobrazení úkolů z TO-DO, ale toto propojení nepřinášelo očekávaný výsledek. Proto byl od úkolů oddělen a nyní slouží jako samostatný plánovací kalendář určený k organizaci práce na jednotlivé dny.
Události se zadávají ručně, což umožňuje vědomé plánování práce a vizuální kontrolu nad časovou náročností jednotlivých činností. Kalendář tak poskytuje jiný typ přehledu než samotný seznam úkolů.
Může se zdát, že jde o zdvojenou práci. Z vlastní zkušenosti ale víme, že naplánování úkolů v rámci dne tak, aby člověk viděl začátek a konec jednotlivých bloků (činností, úkolů…) a musel nad tím přemýšlet, je úplně o něčem jiném než mít před sebou jen vytvořený seznam úkolů bez časového rozvržení.
Kalendář pomáhá předcházet nereálným pracovním plánům, které často vedou k dlouhým nočním směnám. Hrubá představa o časové náročnosti práce je jedna věc, ale vizuální rozložení úkolů do konkrétních dnů umožňuje lépe odhadnout skutečnou kapacitu. Naplánování práce alespoň na týden dopředu poskytuje realistický pohled na to, kolik času jednotlivé činnosti skutečně zaberou.
Kalendář poskytuje přehled o plánované práci jednotlivých členů týmu. Pro vedoucí pracovníky i pro uživatele zajišťující podporu (shánění podkladů, plánování schůzek, koordinace práce) je důležité vidět, kdy mají kolegové naplánované úkoly a jaké mají kapacitní možnosti.
Název by měl stručně vystihovat obsah nebo typ činnosti, aby bylo na první pohled jasné, o co jde. Podrobnější informace je možné zapsat do popisu události.
Událost může být přiřazená jednomu nebo více uživatelům. Tímto způsobem lze plánovat jak individuální činnosti, tak společné bloky dne (například schůzky, školení nebo situace, kde je potřeba účast více účetních).
Při vytváření události se volí, zda jde o pracovní nebo soukromou událost. Soukromé události vidí pouze uživatel, který je vytvořil. V kalendáři se zobrazují jen jemu, ale při plánování dne se s nimi může běžně pracovat, například blokovat čas na osobní schůzku nebo jinou činnost, která mu ovlivňuje kapacitu.
U každé události se nastavuje konkrétní čas začátku a délka trvání. Tím se jednotlivé činnosti přesně rozloží v rámci dne a uživatel vidí, jak na sebe navazují. Tento vizuální přehled pomáhá odhalit nereálné plány a lépe odhadnout kapacitu. Čas a délku události je možné upravit nejen rozkliknutím a přepsáním údajů. Stačí je uchopit myší a přesunout na jiný čas nebo den. Stejným způsobem lze událost zkrátit nebo prodloužit tažením za její horní či dolní okraj.
Událost může být jednorázová nebo opakovaná. Opakování se nastavuje přímo při vytváření události a umožňuje plánovat pravidelné činnosti v týdenním, měsíčním, čtvrtletním nebo ročním intervalu. Událost se vždy zopakuje ve stejný den podle zvoleného intervalu — například každý týden ve stejný den, nebo každý měsíc ve stejném datu. U opakovaných událostí lze také nastavit, kdy má opakování skončit. Buď k určitému datu, nebo po zvoleném počtu opakování.
Kalendář umožňuje využívat barvy pro jednotlivé události. Každý uživatel může mít interně přidělenou vlastní barvu, což usnadňuje přehled o tom, kdo má kdy naplánovanou práci. Barvy lze použít také pro typy činností. Například jinou barvu pro schůzky, školení nebo situace, kterých se účastní více účetních. Díky tomu je na první pohled jasné, které bloky dne jsou společné, které jsou individuální nebo které vyžadují zvýšenou pozornost.
Použitím filtrů lze zobrazit události všech uživatelů, jednoho konkrétního uživatele nebo libovolné kombinace více účetních. Tato filtrace je důležitá zejména při plánování týmové práce, koordinaci úkolů nebo při zajišťování podpory (např. plánování schůzek). Vedoucí pracovník tak může snadno zjistit, kdo má volnou kapacitu, kdo je vytížený a jaké činnosti jsou naplánované v rámci celého týmu.
Jak ho tedy využívat? Spousta účetních bojuje s organizací práce. Díky odhadům času u úkolů v TO-DO máte představu o tom, kolik času zabere práce pro jednotlivé klienty. Pokud máte na některý den naplánovanou schůzku s klientem, kterou odhadujete na dvě hodiny, můžete si na stejný den naplánovat například DPH u klienta, kde víte, že práce zabere zhruba šest hodin. Na konci dne tak budete mít hotový kompletní úkol a čistý stůl.
Kalendář slouží k plánování práce do konkrétních dnů a časových bloků. Pomáhá rozvrhnout schůzky, soustředěnou práci i další činnosti podle dostupné kapacity.
Ne. Kalendář funguje samostatně a události se zadávají ručně. Odhady času z TO-DO lze využít při rozhodování, kolik času si pro jednotlivé činnosti vyhradit.
Název by měl stručně vystihnout činnost, aby byla v kalendáři snadno rozpoznatelná. Podrobnější informace patří do popisu události.
Ano. Událost může mít jednoho nebo více účastníků. To se hodí pro individuální práci i společné schůzky, školení a další týmové činnosti.
Soukromou událost vidí pouze uživatel, který ji vytvořil. Může ji využít například k vyhrazení času na osobní schůzku, která ovlivňuje jeho pracovní kapacitu.
Čas začátku a délku lze upravit v detailu události. Událost lze také přesunout myší na jiný čas nebo den a zkrátit či prodloužit tažením za její horní nebo dolní okraj.
Události se mohou opakovat týdně, měsíčně, čtvrtletně nebo ročně. Opakují se podle zvoleného intervalu ve stejný den, například každý týden ve stejný den nebo každý měsíc ve stejném datu.
Ano. Opakování může skončit k určitému datu nebo po zvoleném počtu opakování.
Barvy lze používat pro rozlišení uživatelů nebo typů činností, například schůzek, školení a společné práce. Jednotné používání barev usnadňuje orientaci v kalendáři.
Ano. Pomocí filtrů lze zobrazit události všech uživatelů, jednoho uživatele nebo vybrané kombinace kolegů. To pomáhá při koordinaci práce a hledání volné kapacity.
Praktické informace pro účetní kanceláře, které chtějí mít práci lépe zorganizovanou.
Většina podnikatelů se dříve nebo později dostane do situace, kdy některý ze zaměstnanců onemocní, odejde na dovolenou nebo firmu opustíúplně. Dokud se to nestane, bývá zastupitelnost něco, čím si nikdo příliš neláme hlavu. Ale ve chvíli, kdy má práci převzít někdo jiný, se ukáže, kolik důležitých informací bylo uložených pouze vhlavě toho jednoho člověka.
Jak vlastně vypadá běžný pracovní den účetní, která používá EPL Brain?
Popravdě? Není zas tak jiný od dne kterékoliv jiné účetní. Pořád je potřeba zaúčtovat spoustu dokladů, zpracovávat DPH a řešit telefonáty od klientů. A občas hasit něco, co se objeví úplně nečekaně. Rozdíl je spíš v organizaci práce a v pracovních návycích, které člověk při používání EPLu postupně získá.
Kancelář v ložnici, všude po stole barevné lepíky, na ploše počítače excelovská tabulka, která odkazovala na další excelovskou tabulku, a ta zase na jinou. Pro dvě účetní a pár klientů to bylo všechno, co jsme do začátku potřebovaly.
Vytvořte si účet zdarma a mějte ihned přehledné účetnictví.
Poskytovatel aplikace EPL Brain: Positive access s. r. o., sídlem Janského 2233/57, 155 00, Praha 5 - Stodůlky, IČ: 090 466 31
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329756
