Zastupitelnost účetních v praxi

U účetních je toto téma často ještě důležitější než v jiných profesích. Každý klient má svoje specifika, zaběhnuté postupy a vlastní způsob komunikace. U jednoho klienta si účetní sama stahuje vystavené faktury z e-shopu, jiný posílá podklady e-mailem a další má vše propojené přes API. Někteří klienti jsou navíc zvyklí na pravidelné výstupy nebo reporty. Typickým příkladem může být přehled neuhrazených faktur. A pokud klientovi takový report nepřijde v očekávaném termínu, může snadno získat pocit, že nemá žádné faktury k proplacení. Tedy alespoň do chvíle, než se mu ozve nespokojený dodavatel.

Klienti si na svůj způsob spolupráce s účetní obvykle rychle zvyknou. Pokud výjimečně zastupuje jiná účetní, většinou bez problémů odpustí několik doplňujících dotazů. Pokud by se ale podobná situace opakovala častěji, začalo by to nejspíš být nepříjemné pro obě strany.

Z podobných drobností pak vznikají nepříjemné situace, které zbytečně komplikují život klientům i účetním. Cílem není vytvořit dokonalý systém, ale zajistit, aby důležité informace byly dostupné i ve chvíli, kdy je potřeba zastoupit kolegu nebo převzít jeho práci.

A nemusí jít jen o zastupitelnost během nemoci či dovolené. Během jarních uzávěrek bývá práce často víc než dost a možnost vypomoct si navzájem je pro fungování účetní kanceláře k nezaplacení. Jenže pokud je potřeba před každým úkolem deset minut vysvětlovat, kde co najít a jak klient funguje, ztrácí vzájemná výpomoc velkou část svého smyslu.

Jak si předávat informace

Než jsme vytvořily EPL Brain, ukládaly jsme si všechny informace do něčeho, čemu jsme říkaly krycí list klienta. Část informací ale stejněskončila v excelu, něco v externí aplikaci na úkoly (TO-DO list) a něco zůstávalo jen v hlavě účetní, která klienta zpracovávala.

Ale fungovalo to. Aspoňdo chvíle, než bylo potřeba, aby s účetnictvím klienta pracoval někdo jiný.Pak začalo klasické kolečko: „Nevíš, kde to je?“, „To jsem někam psala.“ nebo „Počkej, já ti to najdu.“ A občas se stalo, že se informace nenašla vůbec, protože nikdo netušil, kam ji ten druhý vlastně zapsal.

Právě proto jsme při vývoji EPL Brain hodně přemýšlely nad tím, jak systém postavit tak, aby potřebné informace dokázal najít kdokoliv z týmu. Nakonec jsme si ponechaly logiku původních krycích listů. Jen jsme je rozšířily a propojily s ostatními funkcemi systému.

Na kartě klientatak lze evidovat kontakty, základní informace o spolupráci, úkoly i další údaje, které mohou být důležité pro zastupující účetní. Stejně tak je to ideální místo pro poznámky o tom, co klient aktuálně řeší, co bylo domluveno nebo na co si dát při komunikaci pozor.

Stejně důležité je vědět nejen to, kdo klient je, ale také co už bylo v rámci měsíce uděláno a co teprve čeká na zpracování. Proto je součástí systému TO-DO list. Zde se evidují jednotlivé úkoly, které lze dále rozdělit na dílčí kroky. Ty výrazně usnadňují orientaci, protože kromě samotného popisu práce mohou obsahovat i podrobné poznámky k jednotlivým částem procesu. Pokud je potřeba převzít práci po kolegyni, není nutné složitě zjišťovat, v jakém stavu se účetnictví nachází.

V každé části systému lze navíc vytvářet barevné poznámky. Ty se hodí i ve financích klienta, pokud například existuje dohoda, že se některé služby fakturují jednou za čtvrt roku, jednou ročně nebo při splnění určité podmínky.

V ideálním případě zastupující účetní otevře kartu klienta, projde si základní informace a poznámky a následně přejde do TO-DO. Ještě než začne jednotlivé kroky zpracovávat, podívá se na poznámky u dílčích úkolů. Může tak například zjistit, že klient neposílá podklady e-mailem, ale nahrává je na sdílené úložiště. Nebo že docházky chodí od vedoucíhosměny a ne od jednatele společnosti. Případně, že report neuhrazených faktur potřebuje klient každý týden, ideálně hned v pondělí.

Právě takto podle nás vypadá zastupitelnost v praxi.

Zastupitelnost pro samostatné účetní

A nemusí jít jen o účetní firmy. Pokud jste samostatná účetní, může se vám podobný systém hodit také. Jak se říká, neštěstí nechodí po horách, ale po lidech. Můžete skončit na dva týdny v nemocnici a i když za vzniklou situaci nemůžete, klienti z ní pravděpodobně nadšení nebudou a místo klidného zotavování budete hasit co se dá. Je proto užitečné mít někoho, komu důvěřujete a kdo je v případě potřeby schopný převzít alespoň ty nejnutnější povinnosti. Nemusí jít o zaměstnance. Stačí kamarádka účetní, která dostane přístup do systému a zvládne zajistit základní provoz. Pravděpodobně to nebude nejlevnější řešení a možná nebude ani dokonalé. Pořád je to ale lepší varianta než nestihnuté termíny, nespokojení klienti nebo dokonce ukončení spolupráce.

Zaučování nových členů týmu

Podobně se tyto informace dají používat také při zaučování nových zaměstnanců. Pokud má nová účetní k dispozici přehled základních informací o klientovi, poznámky k jednotlivým procesům a historii práce, mnohem rychleji pochopí, jak klientovo účetnictvíi celá komunikace s ním funguje. Zkušenější účetní díky tomu nemusí každých pár minut přerušovat vlastní práci a vysvětlovat stále stejné věci dokola. A juniormá díky tomu po ruce něco, co připomíná praktický manuál. Sice to nevyřeší problémy se zaučením, ale alespoň se má do začátku čeho chytit.

Zastupitelnost jako konkurenční výhoda

Zastupitelnost může být zároveň významnou konkurenční výhodou. Mnoho podnikatelů si uvědomuje, že věta „moje účetní onemocněla“ je před povinnostmi vůči úřadům neochrání. Právě proto bývá možnost zastupitelnosti jedním z faktorů, které při výběru účetní zvažují.

Samozřejmě platí, že zajištění zastupitelnosti něco stojí. U účetních kanceláří je zastupitelnost dalo by se říci součásti balíčků a může zvedat cenu. Naopak samostatné účetní často fungují s nižšími režijními náklady a mohou nabídnout nižší cenu (samozřejmě to není vždy pravidlem). Neexistuje proto jedno správné řešení. Každý podnikatel si vybírá podle vlastních priorit, potřeb a míry jistoty, kterou od spolupráce očekává.

A jak zastupitelnost řešíte vy?

Zkuste si položit jednoduchou otázku. Kdyby zítra některá z účetních nepřišla do práce, jak dlouho by trvalo, než by její klienty dokázal bez problémů převzít někdo jiný?

Pokud vás tahle otázka donutila se nad problémem zastupitelnosti zamyslet, určitě stojí za to si podobnou aplikaci vyzkoušet. Dnes je už výběr mnohem větší, než byl před lety. Třeba díky tomuzjistíte, že zastupitelnost není jen neřešitelný problém při nemoci nebo dovolené, ale něco, co dokáže usnadnit fungování kanceláře každý den.