Externí mozek účetní (když už Excel nestačí)

Když klient zavolal, věděly jsme z hlavy, co řeší. Když bylo potřeba něco dohledat, věděly jsme, kam sáhnout. A když jedna z nás lehla s covidem, pořád ještě jsme si dokázaly většinu informací předat během jednoho telefonátu.

Jenže klientů přibývalo. Přestěhovaly jsme se z ložnice do kanceláře a rozrostly se o třetí účetní. A naše excelovsko-lepíkové království začalo způsobovat nejen zdržování, ale hlavně zmatky a sem tam nějaký kopanec, který se následně musel řešit. Občas se totiž něco ztratilo vmeziprostorua občas si nikdo nebyl úplně jistý, jestli je daná věc už zpracovaná a odeslaná, nebo na ní má někdo jiný teprve pracovat.

Začaly jsme se rozhlížet po něčem, co by nám pomohlo se správou klientů, organizací práce, nahradilo TO-DO list a vyřešilo evidenci odpracovaného času. Aplikací jsme vyzkoušely spoustu, jenže žádná nebyla vytvořená pro účetní. To znamenalo, že spoustu věcí bylo potřeba stejně řešit bokem. Nakonec jsme tovzdaly. Žádná z dostupných aplikací nám nevyhovovala a náš dosavadní systém byl pořád lepší (a víceméně zdarma).

Jenže co s tím? V plánu byl další růst a náš systém dlouhodobě udržitelný nebyl.Dnes by člověk možná otevřel AI, popsal svůj problém a za večer měl základ aplikace hotový. Jenže tehdy byla umělá inteligence ještě v plenkách a rozhodně neuměla to, co umí dnes. Takže nezbývalo než na to jít postaru. Najít programátora, sepsat požadavky, navrhnout funkce, testovat, ladit, předělávat a znovu testovat.

Nemělo jít o další účetní program. Těch existuje dost a na to by nám náš vstupní kapitál rozhodně nestačil. Potřebovaly jsme jen něco, co nám pomůže držet na jednom místě informace, termíny, klienty, úkoly i práci celého týmu. Něco, co bude fungovat jako externí mozek účetní kanceláře.

A tak vznikl EPL Brain.

Nebyl dokonalý. Ostatně některé funkce vznikly až ve chvíli, kdy nás k nim donutila konkrétní situace nebo problém. Postupně se ale stal nedílnou součástí každodenního fungování naší účetní kanceláře.

Dnes pracujeme v týmu sedmi účetních a spravujeme výrazně větší i pestřejší portfolio klientů, než na začátku. Pokud některá účetní onemocní nebo z jakéhokoliv důvodu vypadne, práce se dá během chvíle rozdělit mezi ostatní bez složitého předávání informací.Pokud řešíme, zda je klient správně naceněný, nemusíme spoléhat na 3 programy a snažit se pospojovat informace do nějakého rozumného výstupu. Stačí se podívat na jedno místo a hned víme, kde to drhne.

Co se tedy oproti době lepíků a excelových tabulek změnilo?

Především jsme přestaly složitě ukládat a následně dohledávat informace. O klientech, kontaktech, povinnostech, termínech nebo rozpracované práci. Správa klientů se přesunula z několika tabulek, poznámek a e-mailů na jedno místo, kde jsou všechny důležité informace pohromadě.

Výrazně jednodušší je také organizace práce celého týmu. Každý vidí svoje úkoly, termíny i rozpracované činnosti, ale zároveň to samé vidí i u ostatních. Když někdo onemocní nebo odejde na dovolenou, není nutné nic složitě dohledávat a předávat. Funguje zastupitelnost.

Cenotvorba. Dříve jsme se musely opírat o zkušenost nebo odhad. Dnes máme k dispozici data. U každého klienta vidíme nejen fakturaci, ale i časovou náročnost, ziskovosti vývoj v průběhu roku. Díky tomu se mnohem lépe rozhoduje o cenách služeb, přerozdělení klientů mezi účetními nebo plánování dalšího růstu kanceláře.

A v neposlední řadě máme přehled o tom, kolik práce se skutečně stíhá. Evidence odpracovaného času, plánované kapacity a vyhodnocování výsledků nám pomáhají odhalit problémy dříve, než se projeví ve stresu, přetížení nebo nespokojenosti našich účetních. Nebo klientů.

A právě to je podle nás největší přínos EPL Brain. Že člověk nemusí nosit všechno v hlavě. Informace jsou na jednom místě a dostupné každému, kdo je právě potřebuje.